76-200 Słupsk
Archiwum DPS działa na podstawie przepisów Rozdziału VII - System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt - Instrukcji kancelaryjnej dla organów
powiatu, stanowiącej załącznik do Rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grud- nia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu.
Archiwum zakładowe Domu jest prowadzone od dnia 01.01.2001r obejmuje sprawy:
1. akta osobowe byłych pracowników DPS
2. akta mieszkańców zmarłych lub wybyłych prowadzone przez st. pracownika socjalnego
3. dokumentację działu opiekuńczo-terapeutycznego
4. dokumentację księgową
5. dokumentację techniczną i podlegającą archiwizacji działu administracyjno-gospodarczego
6. dokumentację płacową
7. dokumentację przetargową
8. listy płac i karty wynagrodzeń od roku 2001r.
Archiwum dostępne jest od poniedziałku do piątku w godz. od 7,00 do 15,00.
w siedzibie DPS.
Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
1.Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum Domu po upływie 1 roku,
kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
2.Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum Domu, w porozumie- niu z kierownikami oddziałów , ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum.
3.Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegóło- wym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów.
4. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w 4 egz. dla dokumentacji kategorii A
i w 3 egz. dla dokumentacji kategorii B.
5.Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według wykazu akt.
6.Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum wyłącznie kompletnymi rocznikami.
7. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum i zarejestrowaniu ich w ewidencji, można wypożyczyć na tak długo, jak długo będą one potrzebne.
Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum, układ akt, tryb
korzystania z tych akt, organizację pracy archiwum zakładowego oraz zasady przekazywania materiałów do archiwum państwowego określa instrukcja stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 7 Ministra-szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 13 marca 1991r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacja w urzędach terenowych organów rządowej administracji ogólnej.